高效开会的5W1H 工作过很多公司

工作过很多公司，开过无数次会议，真正的高效会议却没几个。其实高效会议没有那么难，但奇怪的是，很多会议主持人对自己会议的低效熟视无睹，这让出席会议的我既恨又无奈。

高效会议需要注意的事情其实还是蛮多的，不过如果我们知晓了它的原理，也不难掌握。我借用英文的5W1H来说说。

第一个W是What。如果要开会，首先要非常明确地定义会议的主题。换句话说，我们要通过会议解决什么问题？这第一步必须做好，否者高效会议的基础就没了。比如，你对于为什么要开会模糊、你对于需要邀请谁来参加会议就会模糊、对于选择会议室也会模糊，你可以想想会议召开的情景，只能是惨不忍睹。

第二个W是why。为什么要开会。我们定义了需要解决的问题，同时我们也需要问自己：为什么需要用开会的方式来解决这个问题。因为解决问题的方法多种多样，比如可以发通告来告知，发邮件来讨论等等。如果我们回答不了为什么要开会，那就不要开了。会议有好多种，但务必记住，如果通过开会可以有效的解决某个问题，那才有开会的必要否则就没有必要。所以，我们需要定义我们需要解决的问题，我们也需要考虑除了开会是不是还有别的解决问题的方法，哪种方法更高效。

第三个W是Who。哪些人需要被邀请来参加会议。

这个问题的关键是尊重。这个提法可能有点古怪，其实很简单。是不是参加会议的人需要100%的参与，要么贡献意见，要么做决策，要么需要被告知；如果不是100%的参与，那能不能至少做到80%。否则，你讨论的话题就有部分与参与者无关，那你邀请别人过来是不是有点不尊重呢？你请别人来，就是需要别人100%的参与，否则就是不尊重。你好好考虑。

第四个W是When。什么时候开会。

通常领导的时间和日程比较重要，如果你需要开个会议，先想想谁的日程比较难以搞定。你搞定最难的那个，其余的就简单了。所以，会议时间的确定往往决定于最高领导，你需要先搞定会议中最高领导的日程。这并不是说别人的日程不重要，我们选择开会时间时需要照顾到多数人，如果不能兼顾，那么最高领导人的日程就必须被照顾。

第五个W是Where。在哪儿开会。

这个问题看起来有点傻，其实一点都不是。开会的时候，你需要考虑有多少人，多长时间，会用到什么设施，会议室是不是有空。如果这些都不是问题，那么考虑会议室距离的远近吧。千万记住，在会议前先调试好各种设施，摆好座椅。不同形式的会议，座椅的摆放会有所不同，这个请读者自己去研究。

1H是how。会议怎么开。

斯蒂芬·科维说过“任何事情都是两次创造而成”。会议怎么开，第一次创造就是自我模拟。设想如何向参会者介绍会议的主题，背景，需要达成的结论等等。想想参会者都有什么样的背景知识，会问到哪些问题。想想老板关心的会是什么问题，这些问题的答案又是什么。总之，你需要本着尊重别人的心理来开这个会议。你需要尊重别人的时间，你需要尊重别人的意见，但同时你更需要照顾到多数人，最最重要的是，你需要解决问题。

会议中会出现各种意外，请务必记住：会议需要准时开始，会议也需要准时结束。所以，必要时你必须打断那些滔滔不绝发表意见的人，包括你的老板。对于准备不充分的话题，建议会后讨论，或者重开会议讨论。作为会议主持，最严重的情况是，你的主持权利被无情的剥夺。

开会的目的是为了解决问题，所以，会前需要准备背景资料发给会议的参会者；会后需要发送会议记录给参会者，必要时还要追踪未完成事项，确保问题的解决。

最后总结一下：如果你想开一个高效的会议，你自己首先要有一颗高效的心，能够为别人着想，尊重别人的时间；你还要有一颗坚定的心，能够为了维护大多数人的时间，不畏强权，果断终止低效的会议行为。

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